Der größte Aufwand liegt mit der Erstkennzeichnung bereits hinter dir. Damit deine Daten kontinuierlich auf einem aktuellen Niveau bleiben, ist eine regelmäßige Folgeinventur sowohl unerlässlich als auch für die meisten Unternehmen gesetzlich vorgeschrieben. Mit seventhings wird dieser Prozess zu einem schnellen Check im Arbeitsalltag. Die Software vergleicht automatisch die Ist- und Soll-Standorte deiner Inventare und zeigt dir sofort das Ergebnis, den Status, an. So bewahrst du mühelos den Überblick über Ortsabweichungen.

Vor dem Start der eigentlichen Bestandsprüfung stellst du die Weichen für einen reibungslosen Ablauf. Zuerst überprüfst du deine Systemkonfiguration, ob alle benötigten Felder für deine Inventare angelegt sind.

Im nächsten Schritt stellst du sicher, dass alle Inventur-Mitarbeiter Zugriff auf seventhings haben. Prüfe auch, ob die entsprechenden Rechte und Rollen für die Nutzer korrekt zugewiesen wurden und kontrolliere, ob die Beschränkungen auf Standort- oder Raumebene noch aktuell sind oder ob Anpassungen vorgenommen werden müssen.

Anschließend bringst du deine Datenbasis auf den neuesten Stand. Du liest (falls nicht schon unterjährig erfolgt) alle seit der letzten Inventur neu hinzugekommenen Vermögenswerte ein. Dafür importierst du bei Bedarf die aktuellen Daten aus deinem ERP- oder Buchhaltungssystem direkt in seventhings.

Prüfe abschließend, ob du noch genügend Etiketten vorrätig hast, falls während der Inventur neue Gegenstände aufgenommen oder unlesbare Etiketten ersetzt werden müssen.

Nun bereitest du seventhings auf die neue Erfassungsrunde vor, indem du den Ist-Standort deiner Gegenstände zurücksetzt, um ihn mit der anstehenden Inventur neu und tagesaktuell zu erfassen. Der Soll-Standort bleibt bestehen. Lies hier unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie du dafür vorgehst: "Wie setze ich Inventurdaten zurück?"

Jetzt startet der aktive Teil der Bestandsprüfung direkt vor Ort bei deinen Inventaren. Dein Team nutzt für die Erfassung entweder die seventhings App auf dem Smartphone oder einen angeschlossenen Barcode- beziehungsweise RFID-Scanner. Du betrittst nacheinander die zu prüfenden Räume. Vor Ort scannst du die angebrachten Etiketten der dort befindlichen Gegenstände. Die App gleicht die Scancodes mit deiner Datenbank ab und aktualisiert sofort den Ist-Standort des Inventars. Findest du im Raum ein Inventar, das noch nicht im System hinterlegt ist, nimmst du dieses direkt neu auf. Du vergibst einen präzisen Namen nach deiner Namenskonvention und klebst ein neues Etikett auf das Objekt. Solltest du einen alten Scancode ersetzen müssen, überschreibst du diesen direkt in der App. Auf diese Weise arbeitet sich dein Team Raum für Raum durch das gesamte Gebäude.

Nach der Begehung folgt die finale Nacharbeit in der Web-App, um die Inventur erfolgreich abzuschließen. Du filterst deine Inventarliste im System nach den verschiedenen Status. Oberstes Ziel ist es, dass die Soll- und Ist-Daten übereinstimmen!

Gab es Verschiebungen (Status "Abweichung"), ist zu prüfen, ob diese in Ordnung sind und übernommen werden sollen oder nicht. Neu aufgenommene Inventare brauchen die Zuweisung von Soll-Standorten. Du prüfst die Status der Inventare sorgfältig. Wenn die neuen Standorte korrekt sind, klickst du auf die Schaltfläche Inventurdaten bestätigen. Das System übernimmt nun die erfassten Ist-Daten automatisch als neue Soll-Daten.

Für alle Gegenstände mit dem Status Fehlend oder Unbekannt triffst du eine Entscheidung. Bereits verschrottete oder verlorene Gegenstände bereinigst du im System.

Sobald alle Daten abgeglichen sind, kannst du die geprüften Inventare sperren, um versehentliche Änderungen zu vermeiden.

Nun hast du deine Folgeinventur erfolgreich beendet!