Eine hohe Datenqualität ist dein wichtigster Hebel für effiziente Prozesse und verlässliche Entscheidungen. Mit diesem Guide optimierst du deine Feldeinstellungen, nutzt smarte Funktionen und verankerst seventhings so in deinen Prozessen, dass fehlerfreie Daten zum Standard werden.
Warum ist eine hohe Datenqualität für dich entscheidend?
Schlechte Daten erzeugen eine trügerische Scheinsicherheit. Das ist oft gefährlicher als gar keine Daten zu haben. Einem sauber aufbereiteten Dashboard auf einer lückenhaften Datenbasis wird schnell geglaubt. Das führt im realen Alltag zu kostspieligen Fehlentscheidungen wie unnötigen Doppelkäufen oder voreiligen Entsorgungen. Verliert ihr das Vertrauen in den Datenbestand, sinkt die Motivation. Informelle Methoden entstehen und ihr müsst Daten ständig manuell prüfen. Das verlängert eure Prozesszeiten massiv. Zudem steigen die Kosten durch Suchzeiten, Nacharbeiten und ineffiziente Abläufe. Die Folgen sind eine hohe Kapitalbindung oder sogar Produktionsausfälle bei Unterbeständen. Auch leere Filterergebnisse frustrieren im Alltag. Ohne lückenlose Nachvollziehbarkeit riskiert ihr zudem Compliance-Probleme bei der Frage nach dem Verbleib eurer Gegenstände.
Mit einer guten Datenqualität profitiert ihr sofort von messbaren Vorteilen. Ihr findet Inventare sowie Lizenzen schneller und vermeidet Doppelanschaffungen. Sogar eure Versicherungsprämien können sinken, da ihr den Wert eures Bestands präzise nachweist. Gleichzeitig legt ihr mit vielfältigen, gepflegten Daten das Fundament für zukünftige KI-Funktionen.
So optimierst du die Feldeigenschaften
Beginne die Datenoptimierung mit den Inventarfeldern.
Frage dich zuerst kritisch: Welche Felder benötige ich wirklich? Dabei gilt: Klasse statt Masse: Weniger Felder, dafür lückenlos gepflegt. Lösche ungenutzte Felder direkt aus deiner Ansicht, um Platz für das Wesentliche zu schaffen.
Vorgegebene Feldinhalte verhindern ein Datenchaos durch unterschiedliche Schreibweisen und erhöhen die Auswertbarkeit. Nutze hierzu Dropdowns statt Freitextfelder. Lege beispielsweise das Feld Automarke als Dropdown-Feld mit fest definierten Werten wie Audi, BMW, Citroën, Cupra, ... an. Deine Nutzer wählen so den passenden Eintrag aus, anstatt eigene Varianten einzutippen.
Definiere wichtige Daten als Pflichtfelder. Wähle diese jedoch mit Bedacht aus, um Frustration bei der täglichen Arbeit deiner Anwender zu vermeiden. Mache beispielsweise den Scancode zu einem Pflichtfeld, damit kein Inventar ohne eindeutige Kennzeichnung erfasst wird.
Nutze die erweiterten Feldeinstellungen, um feste Regeln für die einzutragenden Daten festzulegen. Das kann die Mindest- und Maximallänge des Eintrags sein, das Datenformat (Numerisch, Alphanumerisch oder VIN) oder die Einzigartigkeit eines Eintrags. Begrenze so z. B. den Scancode auf exakt 6 Zeichen und erlaube ausschließlich Zahlen als Eingabe oder markiere das Feld KfZ-Kennzeichen als einzigartig, um doppelte Erfassungen von vornherein auszuschließen.
Hinterlege verständliche Beschreibungstexte als Ausfüllhilfe für deine Nutzer. Das beugt Fehleinträgen effektiv vor. Schreibe beispielsweise für das Feld Lizenzpaket den Hinweis „ID des Lizenzbundles" und für das Feld Lizenz-Nr. den Hinweis „ID der einzelnen Lizenz" direkt in die Beschreibung.
Aktiviere zusätzlich das Geotracking. seventhings erfasst dann beim Scannen die genaue Position des Inventars. Dadurch wird der Datensatz automatisch mit dem GPS-Standort angereichert, auch, falls vergessen wird den Ist-Standort des Objekts auszuwählen.
Diese smarten Funktionen unterstützen dich im Alltag
Nutze die folgenden Funktionen in deiner Inventarliste, um die Datenpflege zu beschleunigen und Eingabefehler zu minimieren.
Inventare duplizieren statt einzeln anlegen: Erstelle ein fehlerfreies Muster-Inventar und dupliziere dieses, um identische (oder ähnliche) Gegenstände mit minimalem Aufwand anzulegen. Sperre dieses Muster- oder Katalogobjekt im Anschluss, um es vor versehentlichen Änderungen zu schützen. Beschränke das Sperren und Entsperren von Inventaren über deine Nutzerverwaltung auf bestimmte Rollen. Sowohl in der mobilen als auch in der Web-App kannst du ein Inventar bis zu 100-mal duplizieren, um deine Bestände blitzschnell zu erfassen.
Werte ersetzen mit dem ODER-Filter: Bereinige uneinheitliche Schreibweisen in Sekunden. Nutze die Schnellsuchleiste und den ODER-Suchbefehl mit zwei senkrechten Strichen, beispielsweise Monitor || Bildschirm. Wähle die betroffenen Einträge aus, klicke auf Werte ersetzen und vereinheitliche alle Bezeichnungen auf deinen gewünschten, vereinheitlichten Wert.
Seriennummern scannen statt mühsam eintippen: Tippfehler bei langen Zahlenketten sind der Feind deiner Datenqualität. Scanne Seriennummern stattdessen direkt mit der Kamera deines Smartphones per QR-Code oder intelligenter OCR-Texterkennung ein
KI-Assistenten nutzen: Spare wertvolle Zeit bei der Anlage neuer Gegenstände. Sprich oder tippe deine Daten einfach als freien Text ein. Unser KI-Assistent analysiert Sätze wie: „Headset Sony 1000X, gekauft am 20.12.2025 für 399 € bei Cyberport, mit Noise Cancelling inklusive Stofftasche" völlig selbstständig und verteilt die Werte automatisch in die passenden Inventarfelder.
So verankerst du seventhings fest in deinen Prozessen
Die beste Software nützt nichts, wenn sie im Alltag umgangen wird. Integriere seventhings so in deine täglichen Arbeitsabläufe, dass eine hohe Datenqualität ganz automatisch als positiver Nebeneffekt entsteht.
Verknüpfe die Ausgabe von Gegenständen an deine Mitarbeitenden zwingend mit einem Übergabeprotokoll, das in der App unterschrieben wird.
Biete deinen Mitarbeitenden die Möglichkeit, Arbeitsgeräte oder Fahrzeuge in seventhings zu reservieren und auszuleihen.
Mache eine seventhings-Einführung zum festen Bestandteil deines Mitarbeiter-Onboardings, damit jeder neue Kollege sofort weiß, wie die Software funktioniert und was man damit alles machen kann.
Erstelle eine klare, interne Arbeitsanweisung, welche die Nutzung von seventhings als verbindlichen Standard für die Verwaltung des Firmeninventars festlegt.
Achte auf eine saubere Toolintegration und Datenimporte
Sorge dafür, dass die Datenpflege bereits in deinem führenden ERP-System beginnt. Nutze am Besten unsere automatische Schnittstelle (API) zum Datentransfer, um manuelle Export- und Importfehler vollständig auszuschließen. Wenn du keine API nutzt, aber viele Daten auf einmal importieren oder aktualisieren möchtest, geht das am besten über einen Import. Damit kopierst du beispielsweise deine ERP-Anlagennummern direkt in den Scancodes von seventhings, ohne alles einzeln eintippen zu müssen. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung sowie unser anschauliches Erklärvideo dazu findest du hier: "Wie importiere ich meine Inventare in seventhings?"