Unsere Personenverwaltung schlägt die Brücke zwischen deinen Inventaren und allen Mitarbeitenden des Unternehmens. So weißt du jederzeit, wer welches Gerät nutzt – völlig unabhängig davon, ob diese Person einen eigenen seventhings-Zugang besitzt oder nicht. Das schafft Transparenz, beschleunigt das On- und Offboarding und vereinfacht die Zuweisung von Gegenständen massiv.
Personen und Benutzer: Der feine Unterschied
In seventhings wird zwischen Personen und Benutzern unterschieden.
• Personen sind alle Kontakte in deiner Datenbank (z. B. alle Mitarbeitenden).
• Benutzer sind diejenigen Personen, die einen seventhings-Account haben, um sich in unserer Software einzuloggen.
Die Personen- und Benutzerlisten im Menüpunkt Team
Alle Informationen zu deinem Team findest du in der Menüleiste unter dem Punkt Team. Hier landest du direkt in der Personenliste. Rechts daneben findest du die Liste deiner Benutzer.
Diese Ansicht bietet dir die gewohnten Funktionen, die du bereits aus der Inventar- oder Raumliste kennst. Das sind zum Beispiel:
• Suche & Filter: Nutze die Schnellsuche oder die erweiterte Suche, um beispielsweise gezielt nach Vorname, Nachname oder Abteilung zu filtern.
• Spaltenkonfiguration: Du kannst die Spalten sortieren und die Ansicht nach deinen Wünschen anpassen. Diese Einstellungen werden für dich gespeichert.
• Export: Deine Personendaten lassen sich jederzeit als CSV- oder Excel-Datei herunterladen.
Zugewiesene Inventare: Ähnlich wie bei der Raumliste, siehst du links die Anzahl der Inventare, die der Person zugeordnet sind. Klicke darauf, um in die Inventarliste zu springen und alle der Person zugeordneten Inventare zu sehen.
Massenfunktionen: Um Zeit zu sparen, stehen dir auch bei den Personen Massenaktionen zur Verfügung. Diese sind Werte ersetzen, um mit wenigen Klicks identische Daten in mehreren Personenaccounts gleichzeitig zu pflegen, Account erstellen, um aus einer Person einen Benutzer zu machen und löschen. Beachte hierbei, dass Personen mit zugewiesenen Inventaren oder aktivem Benutzeraccount aus Sicherheitsgründen erst bereinigt werden müssen.
Um die Massenfunktionen zu nutzen, wähle in den Checkboxen auf der linken Seite die entsprechenden Personen aus (1) und klicke anschließend auf Mehr (2) sowie die gewünschte Funktion (3).
Eine Person anlegen und bearbeiten
Wichtig:
Um Personen anlegen und bearbeiten zu können, benötigst du Rechte der Personenverwaltung. Bitte deinen Administrator, dir diese zu aktivieren.
Um eine neue Person hinzuzufügen, klicke einfach auf die Schaltfläche Hinzufügen.
In der Detailansicht kannst du alle relevanten Informationen und Bilder sowie Dokumente zur Person manuell hinterlegen. Welche Felder hier im Einzelnen angezeigt werden, das lässt sich in der Menüleiste über Einstellungen - Personenfelder festlegen. Klicke zum Abschluss auf Speichern.
Möchtest du eine bestehende Person bearbeiten, klicke in der Liste auf das Stift-Symbol, um die Detailansicht zu öffnen und die gewünschten Daten zu bearbeiten.
Von der Person zum seventhings-Benutzer
Wenn eine Person aktiv mit seventhings arbeiten soll, kannst du aus der Personenliste heraus einen Account erstellen. Damit wird zusätzlich zur Person ein Benutzer-Account angelegt.
Markiere in der Personenübersicht die Checkbox derjenigen Person, für die ein Account erstellt werden soll. Gehe dann auf Mehr und wähle im Dropdown-Menü Account erstellen aus.
Bestätige das Dialogfeld mit Hinzufügen, um den Benutzer-Account zu erstellen.
Die Benutzerliste
In der Benutzerliste mit erweiterten Suchmöglichkeiten verwaltest du die Zugänge zu seventhings.
Bearbeiten: Mit dem Stift-Symbol kannst du die Benutzerprofile einzeln öffnen und bearbeiten, so z. B. auch den Status und die Benutzerrolle.
Rechte vergeben: Über das Schlüssel-Symbol entscheidest du im Detail, wer welche Aktionen ausführen darf – bei deaktiviertem Rollenmanagement. Ist das Rollenmanagement aktiv, dann kannst du hier die Rolle ändern.
Zugriffsbeschränkungen für Räume festlegen: Mit einem Klick auf das Verbotszeichen legst du fest, welche Räume der Benutzer sehen kann und auf welche er keinen Zugriff hat.
Achtung:
Mit der Personenverwaltung haben wir für alle ehemaligen Felder des Typs Benutzer, ein neues Feld vom Typ Person angelegt, damit ihr jeder Person im Unternehmen Inventare zuordnen könnt. Die alten Benutzerfelder können noch ausgelesen, aber nicht mehr geändert werden.