Hohe Datenqualität sichert effiziente Prozesse und verlässliche Entscheidungen. Dieser Guide zeigt dir, wie du dein seventhings optimal einrichtest, um fehlerfreie Daten zum Standard zu machen.
Warum ist eine hohe Datenqualität entscheidend?
Schlechte Datenqualität erzeugt eine gefährliche Scheinsicherheit, die zu teuren Fehlentscheidungen und ineffizienten Prozessen führt – während gepflegte Daten sofort messbare Vorteile bringen.
Das Risiko: Fehlerhafte Dashboards verleiten zu teuren Fehlentscheidungen wie Doppelkäufen oder voreiligen Entsorgungen.
Der Vertrauensverlust: Sinkt das Vertrauen in die Daten, entstehen manuelle Workarounds, die Suchzeiten und Prozesse massiv verlängern.
Die Kosten: Neben ineffizienten Abläufen drohen eine hohe Kapitalbindung, Compliance-Probleme und im Ernstfall Produktionsausfälle.
Der Nutzen: Eine hohe Datenqualität spart Zeit, vermeidet Fehlkäufe und schafft das Fundament für zukünftige KI-Funktionen.
So optimierst du die Feldeigenschaften
Beginne die Datenoptimierung mit den Inventarfeldern.
Frage dich zuerst kritisch: Welche Felder benötige ich wirklich? Dabei gilt: Klasse statt Masse: Weniger Felder, dafür lückenlos gepflegt. Lösche ungenutzte Felder direkt aus deiner Ansicht, um Platz für das Wesentliche zu schaffen.
Für eine hohe Datenqualität musst du das Rad nicht neu erfinden. In deiner Instanz befinden sich bereits einige Beispieldatensätze. Die darin befindlichen Inventarfelder haben sich in unserer langjährigen Praxis als besonders sinnvoll erwiesen und dienen dir als Orientierungshilfe für zu pflegende Inventardaten. Um deine eigenen Prozesse besser abzubilden, kannst du diese Felder mit wenigen Klicks an eure internen Begriffe anpassen und / oder sie in eine für euch stimmigere Reihenfolge bringen. Dazu kannst du sie auch anderen Feldgruppen zuordnen oder eigene Gruppen anlegen.
Vorgegebene Feldinhalte verhindern ein Datenchaos durch unterschiedliche Schreibweisen und erhöhen die Auswertbarkeit. Nutze hierzu Dropdowns statt Freitextfelder. Lege beispielsweise das Feld Automarke als Dropdown-Feld mit fest definierten Werten wie Audi, BMW, Citroën, Cupra, ... an. Deine Nutzer wählen so den passenden Eintrag aus, anstatt eigene Varianten (z. B. VW bzw. Volkswagen) einzutippen.
Definiere wichtige Daten als Pflichtfelder. Wähle diese jedoch mit Bedacht aus, um Frustration bei der täglichen Arbeit deiner Anwender zu vermeiden. Mache beispielsweise den Scancode zu einem Pflichtfeld, damit kein Inventar ohne eindeutige Kennzeichnung erfasst wird.
Hinterlege verständliche Beschreibungstexte als Ausfüllhilfe für deine Nutzer. Das beugt Fehleinträgen effektiv vor. Schreibe beispielsweise für das Feld Lizenzpaket den Hinweis „ID des Lizenzbundles" und für das Feld Lizenz-Nr. den Hinweis „ID der einzelnen Lizenz" direkt in die Beschreibung.
Nutze die erweiterten Feldeinstellungen, um feste Regeln für die einzutragenden Daten festzulegen. Das kann die Mindest- und Maximallänge des Eintrags sein, das Datenformat (Numerisch, Alphanumerisch oder VIN) oder die Einzigartigkeit eines Eintrags. Begrenze so z. B. den Scancode auf exakt 6 Zeichen und erlaube ausschließlich Zahlen als Eingabe oder markiere das Feld KfZ-Kennzeichen als einzigartig, um doppelte Erfassungen von vornherein auszuschließen.
Nutzt du das Geotracking, so erfasst seventhings beim Scannen die genaue Position des Inventars. Dadurch wird der Datensatz - bei eingeschaltetem GPS - automatisch mit dem GPS-Standort angereichert, auch, falls vergessen wird den Ist-Standort des Inventars auszuwählen.
Diese smarten Funktionen unterstützen dich im Alltag
Nutze die folgenden Funktionen in deiner Inventarliste, um die Datenpflege zu beschleunigen und Eingabefehler zu minimieren.
Inventare duplizieren statt einzeln anlegen: Erstelle ein fehlerfreies Musterinventar und dupliziere dieses, um identische (oder ähnliche) Gegenstände mit minimalem Aufwand anzulegen. Sperre dieses Musterinventar im Anschluss, um es vor versehentlichen Änderungen zu schützen.
Beschränke das Sperren und Entsperren von Inventaren über deine Nutzerverwaltung auf bestimmte Rollen. Sowohl in der mobilen als auch in der Web-App kannst du ein Inventar bis zu 100-mal duplizieren, um deine Bestände blitzschnell zu erfassen.
Werte ersetzen mit dem ODER-Filter: Bereinige uneinheitliche Schreibweisen in Sekunden. Nutze die Schnellsuchleiste und den ODER-Suchbefehl mit zwei senkrechten Strichen, beispielsweise Monitor || Bildschirm || Display. Wähle die betroffenen Einträge aus, klicke auf Werte ersetzen und vereinheitliche alle Bezeichnungen auf deinen gewünschten, vereinheitlichten Wert.
Seriennummern scannen statt mühsam eintippen: Tippfehler bei langen Zahlenketten sind der Feind deiner Datenqualität. Scanne Seriennummern stattdessen direkt mit der Kamera deines Smartphones per QR-Code oder intelligenter OCR-Texterkennung ein.
Scannen mit Vorauswahl: Oft erfasst du viele Inventare nacheinander am gleichen Ort oder mit identischen Eigenschaften. Nutze dafür die Vorauswahl beim Scannen in der mobilen App. Wähle über die Checkboxen alle Felder aus, die du vordefinieren möchtest und lege jeweils einen Standardwert fest. Alle nun folgenden Scans übernehmen diese Werte automatisch, was manuelle Arbeit spart und Datenlücken verhindert.
KI-Assistenten nutzen: Spare wertvolle Zeit bei der Anlage neuer Gegenstände. Sprich oder tippe deine Daten einfach als freien Text ein. Unser KI-Assistent analysiert Sätze wie: „Headset Sony 1000X, gekauft am 20.12.2025 für 399 € bei Cyberport, mit Noise Cancelling inklusive Stofftasche" völlig selbstständig und verteilt die Werte automatisch in die passenden Inventarfelder.
