Geister-Inventare (eng. Ghost Assets) sind Gegenstände, die in deinem System erfasst sind, aber nicht mehr genutzt werden – kaputt, gestohlen oder einfach vergessen. Mit einer regelmäßigen Bereinigung gestaltest du deine Datenbasis fehlerfrei und sparst wertvolle Zeit bei deiner nächsten Inventur.
Geister-Inventare entstehen meist aus zwei Szenarien: Entweder wurde ein Inventar registriert und sollte sich an einem bestimmten Ort befinden, ist aber verschwunden (Status Fehlend). Oder ein Inventar existiert in deinem System, hat aber weder einen Standort bekommen noch wurde es überprüft (Status Unbekannt). Gehe folgendermaßen vor, um über den seventhings Status deine Geister-Inventare schnell zu identifizieren und korrigieren.
Öffne das Dashboard und erkenne Geister-Inventare sofort
Öffne dein Dashboard. Hier siehst du ein Kreisdiagramm, das den Status deiner Inventare anzeigt. Der Status basiert auf dem Abgleich zwischen dem Soll-Raum (der geplante Ort) und dem Ist-Raum (der tatsächliche Aufenthaltsort).
Wichtig:
Die folgenden Erklärungen zu den beiden relevanten Status für Geister-Inventare sind erst nach abgeschlossener Inventur aussagekräftig!
Während einer laufenden Inventur sagt der Status Fehlend lediglich aus, dass das Inventar noch nicht gefunden wurde.
Zwei bestimmte Status weisen dich auf Geister-Inventare hin.
Der Status Fehlend zeigt dir ein bekanntes Inventar mit einem definierten Soll-Raum, das jedoch bei der letzten Überprüfung an diesem Ort nicht auffindbar war. Der Gegenstand ist weg: gestohlen, kaputt oder an einen unbekannten Ort gebracht.
Der Status Unbekannt beschreibt dagegen ein Inventar ohne zugewiesenen Soll-Raum, das bisher weder erfasst noch überprüft wurde. Dieses Inventar ist ein Geister-Inventar im strengsten Sinne – es sollt theoretisch da sein, aber du hast ggf. keine Informationen darüber, worum es sich genau handelt oder wo du mit der Suche danach beginnen sollst.
Nutze die Inventarliste zur systematischen Prüfung
Klicke auf Inventare, um alle erfassten Inventare in einer Tabelle zu sehen. Filtere nach den beiden hier relevanten Status, um alle Geister-Inventare auf einmal angezeigt zu bekommen. Diese Inventare benötigen Aufmerksamkeit.
Öffne nun nacheinander die Detailansichten aller Geister-Inventare. Hier kannst du alle Informationen überprüfen: z. B. Beschreibung, Kaufdatum, Kategorie, Wert und Standort-Zuweisungen. Stelle dir für jedes betroffene Inventar die entscheidende Frage: Ist dieses Inventar noch für mein Unternehmen relevant? Um diese Frage zu beantworten, können dir die folgenden Überlegungen helfen:
Auffindbarkeit & Verfügbarkeit Ist das Inventar physisch noch vorhanden oder wirklich verloren? Bei Status Fehlend: Wurde am Soll-Standort gründlich gesucht oder könnte es mittlerweile an einem anderen Ort sein? Bei Status Unbekannt: Kannst du es irgendwo im Unternehmen lokalisieren?
Funktionalität & Zustand Ist das Inventar noch funktionsfähig oder kaputt? Lohnt sich eine Reparatur wirtschaftlich?
Geschäftsrelevanz Wird das Inventar noch benötigt? Gibt es eine Abteilung, die Bedarf haben könnte oder ist es obsolet?
Finanzielle Bewertung Was kostet das Inventar das Unternehmen monatlich/jährlich (Versicherung, Wartung, Lagerhaltung)? Überwiegt der Aufwand gegenüber seinem Restwert?
Compliance & Bilanzierung Muss das Inventar aus regulatorischen Gründen dokumentiert bleiben oder kannst du es abschreiben? In welcher Bilanzposition ist es erfasst?
Zeitfaktor Wann wurde das Objekt zuletzt erfasst? Je länger dieses Ereignis zurück liegt, desto wahrscheinlicher, dass das Inventar nicht mehr auffindbar ist.
Beseitige Geister-Inventare aus deinem Bestand
Hast du bestätigt, dass ein Gegenstand tatsächlich ein Geister-Inventar ist, solltest du es bereinigen. Dafür hast du zwei Optionen:
Möchtest du, dass es aus deiner regulären Inventarliste entfernt wird, jedoch für die Historie erhalten bleibt, weiterhin aufgerufen und notfalls wiederhergestellt werden kann? Dann archiviere das Geister-Inventar.
Wähle es in der Inventarliste über die Checkbox am linken Rand aus. Klicke anschließend auf Mehr und wähle Archivieren.
Falls du das Inventar endgültig löschen möchtest – weil es weg oder kaputt ist – kannst du es aus dem Archiv auch permanent entfernen. Dann wird es unwiederbringlich gelöscht und kann weder angezeigt noch wiederhergestellt werden. Öffne dazu das Archiv, wähle die gewünschten Inventare aus und klicke zuerst Mehr und danach Löschen.
Vermeide neue Geister-Inventare
Um zu verhindern, dass neue Geister-Inventare entstehen, führe regelmäßig Inventuren durch. Nutze die App, um Inventare zu scannen und ihren Status zu prüfen. Der Status wird dir u. a. als farbiger Ring um das Foto herum angezeigt.
Führe idealerweise halbjährlich eine Inventur durch. Das hält deine Daten aktuell, verhindert neue Geister-Inventare und zeigt dir schnell, wenn etwas kaputt oder verloren gegangen ist und ausgebucht werden kann.