Hast du dich schon mal gefragt, wo die Winterreifen von einem bestimmten Dienstwagen lagern? Oder möchtest du mehrere Einzelinventare zu einer Anlage für dein Buchhaltungssystem zusammenfassen?
Durch das Verknüpfen von Inventaren behältst du immer den Überblick über Gegenstände, die zusammengehören. Du baust dir logische Gruppen auf – zum Beispiel ein komplettes „Mitarbeiter-Set“ – und hast absolute Transparenz. In diesem Artikel zeigen wir dir, wie das in der Web-Anwendung funktioniert.
Damit du Inventare verbinden kannst, benötigst du zunächst ein passendes Inventarfeld. Gehe dazu in der Menüleiste auf Einstellungen und wähle Inventarfelder.
Klicke dort links oben auf den Button Feld erstellen und wähle als Feldtyp Verknüpfte Inventare aus.
Vergib nun einen passenden Feldnamen, wie zum Beispiel „Zugehörige Inventare“. Anschließend wählst du eine Feldgruppe aus. Lege fest, dass das Feld in der Web-App angezeigt und bearbeitbar sein soll, um hier die nächsten Schritte durchzuführen. Entscheide weiterhin über eine Checkbox, ob dieses Feld auch in der mobilen App für die schnelle Arbeit vor Ort angezeigt werden soll. Sichere deine Einstellungen am Ende mit einem Klick auf Hinzufügen.
Tipp: Du möchtest mehr über das Anlegen von Inventarfeldern erfahren? Ließ dir dazu am besten unseren Artikel "Wie lege ich Inventarfelder an?" durch.
Sobald die Vorbereitung abgeschlossen ist, kannst du das erstellte Feld nutzen. Navigiere dafür im Menü in den Bereich Inventare. Öffne zuerst die Inventarliste und wechsle dann in die Detailansicht des Inventars, das du als „Haupt-Gegenstand“ definieren möchtest (z. B. den Laptop). Scrolle in der Ansicht zu deinem neu erstellten Verknüpfungsfeld.
Sobald du in das Suchfeld klickst, kannst du nach dem zu verknüpfenden Inventar (zum Beispiel eine Tastatur) suchen. Dabei bist du flexibel: Durchsuche einfach verschiedene Inventarfelder, je nachdem, welche Information dir in diesem Moment vorliegt. Das kann neben dem Scancode beispielsweise auch die Seriennummer oder die genaue Bezeichnung des Inventars sein (1).
Auf der rechten Seite der Suchleiste kannst du auswählen, ob du aus allen Inventaren deiner Instanz wählen willst oder nur aus denen, die noch keine andere Verknüpfung haben, also "frei" sind (2).
Tipp:
Es lohnt sich immer, möglichst viele Informationen deiner Inventare in seventhings zu speichern. Dadurch fällt dir z. B. an dieser Stelle die Suche leichter, weil du flexibler bei der Wahl der Suchbegriffe bist.
Klicke auf die gesuchten Gegenstände, um sie einzufügen und bestätige deine Wahl mit einem Klick auf Speichern.
In der Listenansicht deiner Inventare kannst du dir das Feld Verknüpfte Inventare anzeigen lassen, sodass du auf einen Blick alle bestehenden Verknüpfungen erkennen kannst.
💡 Profi-Tipps für deinen Arbeitsalltag 💡
Schnelle Navigation zwischen Geräten Wenn du in der Detailansicht auf ein verknüpftes Inventar klickst, springt die Ansicht sofort direkt dorthin. So kannst du blitzschnell zwischen zusammengehörigen Geräten hin- und herwechseln, ohne jedes Mal neu suchen zu müssen.
Sammelposten für die Buchhaltung markieren Du möchtest ein virtuelles Inventar aus mehreren Unterinventaren erstellen? Gib dem Sammelposten ein klares Erkennungsmerkmal! Nutze dafür zum Beispiel einen Scancode mit einem festen Kürzel, wie „SP“ für Sammelposten. So siehst du auch beim Export ins Buchhaltungssystem auf den ersten Blick, dass es sich um eine Sammelanlage handelt.
Den Wirtschaftsprüfer glücklich machen Die Wirtschaftsprüfung fragt dich, wo sich die einzelnen Gegenstände verstecken, die unter einer zentralen Anlagennummer zusammengefasst sind? Rufe einfach seventhings auf, gib im Verknüpfungsfeld die Anlagennummer ein und weise den aktuellen Standort jedes Einzelpostens in wenigen Sekunden nach.