Sobald dein Team wächst und du mehr als 10 Nutzer verwaltest, wird die individuelle Zuweisung von Rechten oft zeitaufwändig. Hier unterstützt dich unser Rollenmanagement: Anstatt jeden Nutzer einzeln anzupassen, erstellst du einfach Vorlagen – sogenannte Rollen (wie z. B. Buchhaltung oder IT) – und weist diese mehreren Benutzern zu. Das sorgt für eine einheitliche Struktur und spart dir wertvolle Zeit bei der Einrichtung neuer seventhings-Accounts.
Hinweis:
Das Rollenmanagement ist ab der Lizenzstufe Smart Asset Management inkludiert. In niedrigeren Lizenzstufen kannst du diese Funktion ganz einfach als Add-on erwerben. Melde dich bei Interesse gerne bei uns!
Aktiviere das Rollenmanagement in deiner Instanz
Um das Feature zu aktivieren, klicke in der Menüleiste auf Einstellungen und anschließend System. Hier gelangst du direkt zum Schalter für die Aktivierung.
Hier schaltest du das Rollenmanagement nun ein und bestätigst mit Speichern.
Konfiguriere die Benutzerrollen
Um nun festzulegen, welche Rolle welche konkreten Rechte erhält, gehe zuerst auf Einstellungen und dann Rollen. In dieser Rollenübersicht findest du bereits einige vorbereitete Rollen, die dir den Einstieg erleichtern:
Für die IT liegt der Fokus auf der Bearbeitung von Inventaren, dem Überblick über Räume und Standorte sowie der Auswertung von Inventardaten.
Der Controller kann Inventardaten hinzufügen und überwachen, Raumdaten ändern sowie Exporte und Berichte downloaden.
Der Instanz-Admin verfügt über vollumfängliche Rechte.
Der Standard-User kann alle operativen Tätigkeiten mit seventhings ausführen, jedoch keine Einstellungen am System, den Nutzern oder Berichten vornehmen.
Der Facility Manager kann Inventardaten hinzufügen und überwachen sowie Räume und Standorte importieren und exportieren.
Ein kleiner Haken (1) neben einer Rolle zeigt dir an, welche davon aktuell als „Standard-Nutzer-Rolle“ hinterlegt ist. Das bedeutet, dass jeder neue Nutzer, den du anlegst, automatisch diese Rolle erhält.
Über das Personensymbol (2) kannst du bei Bedarf eine andere Rolle als Standard definieren.
Natürlich kannst du jederzeit Änderungen in den Berechtigungen der einzelnen Rollen vornehmen. Klicke dafür auf das Stiftsymbol (3) links neben der gewünschten Rolle. Wie genau du die Rolle konfigurierst, erklären wir dir in diesem Artikel: Wie weise ich Nutzern individuell Rechte zu?
Möchtest du die Detailansicht der Inventare pro Rolle individuell gestalten, dann klicke auf das kleine Viereck (4) links neben dem Rollentitel und lies dir am Besten unseren Help Center Artikel "Wie kann ich einstellen, wer welche Inventarfelder sieht?" durch.
Beachte:
Die beiden Rollen Instanz-Admin und Standard-User werden vom System fest vorgegeben und sind in ihren Berechtigungen daher weder veränderbar noch löschbar.
Möchtest du neue Rollen anlegen, so klicke einfach auf Hinzufügen, vergib einen Namen und aktiviere die gewünschten Berechtigungen. In der zweiten Hälfte dieses Artikels erklären wir dir, wie das geht. Klicke anschließend auf Speichern.
Vergib deinen Benutzern verschiedene Rollen
Jetzt kannst du die Rollen in der Benutzerübersicht vergeben. Klicke dafür in der Menüleiste auf Team und Benutzer. Klicke im Anschluss links neben dem gewünschten Nutzer auf das Schlüsselsymbol.
Wähle nun im Dropdown-Feld auf der rechten Seite die gewünschte Rolle aus. Mit einem Klick auf Speichern sind die Änderungen sofort aktiv.
