Viele unserer Kunden stehen vor der Herausforderung, eine Inventur durchzuführen. Durch das Bilden von Sammelposten in der Buchführung scheint es jedoch schwierig, die Anlagen tatsächlich auflösen und auffinden zu können. Je nachdem wie dein aktueller Datenbestand im Buchhaltungssystem gepflegt ist, gibt es zwei verschiedene Möglichkeiten, wie du vorgehen kannst:
Vorgehen 1:
Gerade, wenn viele Sammelposten gebildet wurden, empfehlen wir unseren Kunden, zunächst alle Inventare im Unternehmen einmalig zu inventarisieren und das Mapping zu den Buchhaltungsdaten im Nachgang durchzuführen.
Legt hierzu zunächst alle für euch relevanten Inventare über die App oder in der Webapplikation mit den entsprechenden Scancodes und Informationen an.
Durchsucht anschließend eure aktivierten Anlagen im Buchhaltungssystem und ordnet die Daten zu den einzelnen Gegenständen zu. Handelt es sich um einen Sammelposten, kannst du in den einzelnen Datensätze in seventhings die Nummer aus deinem Buchhaltungssystem mit dem Präfix „SP“ in dem entsprechenden Feld in seventhings vermerken.
Fragt euch der Wirtschaftsprüfern z.B., wo die einzelnen Inventare aus dem Sammelposten sind, könnt ihr auf seventhings verweisen, wo alle Einzelpositionen mit den entsprechenden Standorten und Räumen hinterlegt sind.
Achtet in diesem Zusammenhang auch darauf, dass ihr die Menge der Einzelpositionen in den Sammelposten hinterlegt, um so jederzeit einen Überblick zu haben, ob Teilabgänge verbucht werden müssen.
Vorgehen 2:
Habt ihr nur vereinzelt Sammelposten und wollte diese auflösen, könnt ihr mit einem Import eures Datenbestandes starten.
Nehmt euch im Rahmen der Inventur die Sammelposten vor und sucht die entsprechenden Rechnungen raus.
Ihr könnt nun die Einzelpositionen anlegen, indem ihr den Datensatz in der Webapplikation dupliziert. https://helpcenter.seventhings.com/de/articles/42074-wie-kann-ich-inventare-kopieren
Achtet aber bitte beim Duplizieren der Daten auf folgende Punkte:
Löscht Angaben, die nicht auf den duplizierten Datensatz passen, raus (z.B. Seriennummer)
Vergebt bestmöglich einen eindeutigen Scancode für jedes Inventar
Hinterlegt bei der Buchhaltungsnummer den Präfix „SP“
Somit schließt ihr aus, dass die falschen Datensätze beim Import aus eurem Buchhaltungssystem überschrieben werden.