Ghost Assets sind deine stille Kostenfalle. Das sind Geräte, die in deinem System erfasst sind, aber nicht mehr genutzt werden – kaputt, gestohlen oder einfach vergessen. Bis zu 30 % aller Inventare in Unternehmen sind Ghost Assets und kosten Geld durch Steuern, Wartungsgebühren und verschwendete Lagerkapazität. Mit seventhings erkennst du diese Inventare systematisch und räumst sie auf.
Ghost Assets entstehen meist aus zwei Szenarien: Entweder wurde ein Inventar registriert und sollte sich an einem bestimmten Ort befinden, ist aber verschwunden (Status Fehlend). Oder ein Inventar existiert in deinem System, hat aber weder einen Standort bekommen noch wurde es überprüft (Status Unbekannt).
seventhings löst dieses Problem durch ein präzises Status-System. Jedes deiner Inventare erhält einen Status, der dir auf einen Blick zeigt, ob es auffindbar ist oder verloren ging. Gehe folgendermaßen vor, um deine Ghost Assets schnell aufzufinden und im Anschluss zu beseitigen oder reaktivieren.
Öffne das Dashboard und erkenne Ghost Assets sofort
Öffne dein Dashboard. Hier siehst du ein Kreisdiagramm, das die Status deiner Inventare anzeigt. Die Status basieren auf dem Abgleich zwischen dem Soll-Raum (der geplante Standort) und dem Ist-Raum (der tatsächliche Aufenthaltsort).
Zwei Status verraten dir, dass du ein Ghost Asset vor dir hast:
Der Status Fehlend ist ein großes Warnsignal. Ein Soll-Raum ist definiert – das Inventar sollte sich also an einem bestimmten Ort befinden – aber es wurde bei der letzten Inventur nicht gefunden. Das Gerät ist weg: gestohlen, kaputt, verloren oder an einen unbekannten Ort verbracht.
Der Status Unbekannt ist noch kritischer. Das Inventar existiert in deinem System, aber es hat keinen zugeordneten Soll-Raum und wurde nie überprüft. Es ist völlig unsichtbar und unkontrolliert. Diese Inventare sind Ghost Assets im strengsten Sinne – sie sollten theoretisch da sein, aber du hast keinerlei Informationen darüber, worum es sich genau handelt und wo du mit deiner Suche danach beginnen sollst.
Nutze die Inventarliste zur systematischen Prüfung
Klicke auf nun auf Inventare, um alle erfassten Objekte in einer Tabelle zu sehen. Filtere nach den beiden hier relevanten Status, um alle Ghost Assets auf einmal angezeigt zu bekommen. Diese Inventare benötigen sofortige Aufmerksamkeit.
Alternativ kannst du die Liste der Inventare mit jeweils einem der beiden Status auch erreichen, indem du im Dashboard auf den jeweiligen Abschnitt des Kreisdiagramms klickst.
Öffne nun nacheinander die Detailansichten aller Ghost Assets. Hier kannst du alle Informationen überprüfen: z. B. Beschreibung, Kaufdatum, Kategorie, Wert und Standort-Zuweisungen. Stelle dir für jedes Ghost Asset die entscheidende Frage: Ist dieses Inventar noch für mein Unternehmen relevant? Um diese Frage zu beantworten, können dir die folgenden Überlegungen helfen:
Auffindbarkeit & Verfügbarkeit Ist das Inventar physisch noch vorhanden oder wirklich verloren? Bei Status Fehlend: Wurde am Soll-Standort gründlich gesucht oder könnte es mittlerweile wo anders sein? Bei Status Unbekannt: Kannst du es irgendwo im Unternehmen lokalisieren?
Funktionalität & Zustand Ist das Inventar noch funktionsfähig oder kaputt? Lohnt sich eine Reparatur wirtschaftlich?
Geschäftsrelevanz Wird das Inventar noch benötigt? Gibt es eine Abteilung, die Bedarf haben könnte oder ist es obsolet?
Finanzielle Bewertung Was kostet das Inventar das Unternehmen monatlich/jährlich (Versicherung, Wartung, Lagerhaltung)? Überwiegt der Aufwand seinen Restwert?
Compliance & Bilanzierung Muss das Inventar aus regulatorischen Gründen dokumentiert bleiben oder kannst du es abschreiben? In welcher Bilanzposition ist es erfasst?
Zeitfaktor Wann wurde das Objekt zuletzt erfasst? Je länger dieses Ereignis zurück liegt, desto wahrscheinlicher, dass es ein echtes Ghost Asset ist.
Beseitige Ghost Assets aus deinem Bestand
Hast du bestätigt, dass ein Inventar tatsächlich ein Ghost Asset ist, solltest du es bereinigen. Dafür hast du zwei Optionen:
Möchtest du, dass es aus deiner regulären Inventarliste entfernt wird, jedoch für die Historie erhalten bleibt, weiterhin augerufen und notfalls wiederhergestellt werden kann? Dann archiviere das Ghost Asset.
Wähle es (oder mehrere gleichzeitig) dazu in der Inventarliste über die Checkbox am linken Rand aus. Klicke anschließend auf Mehr und wähle Archivieren.
Falls du das Inventar endgültig löschen möchtest – weil es weg oder kaputt ist– kannst du es auch permanent löschen. Dann ist es unwiederbringlich gelöscht und kann nicht mehr angezeigt oder wiederhergestellt werden. Öffne dazu das Archiv, wähle die gewünschten Inventare aus und klicke zuerst Mehr und danach Löschen.
Vermeide neue Ghost Assets – nutze seventhings zur regelmäßigen Bestandsprüfung
Um zu verhindern, dass neue Ghost Assets entstehen, führe regelmäßig Inventuren durch. Nutze die App, um Inventare zu scannen und ihren Status zu prüfen. Der Status wird dir u. a. als farbiger Ring um das Foto herum angezeigt.
Führe idealerweise halbjährlich eine Inventur durch. Das hält deine Daten aktuell, verhindert neue Ghost Assets und zeigt dir zeitnah, wenn etwas kaputt oder verloren gegangen ist und ausgebucht werden kann.
Ghost Assets sind keine unvermeidlichen Verluste. Mit dem Status-System von seventhings schaffst du schnell Klarheit, beseitigst Kostenfresser und hältst dein Vermögen produktiv.