Mit seventhings generierst du Dokumente für Prozesse wie Übergaben, Verschrottungen oder Schadensmeldungen im Handumdrehen. Anstatt Daten manuell zu übertragen, nutzt du deine vorhandenen Inventarinformationen für PDF-Berichte. So sparst du wertvolle Zeit und stellst eine lückenlose Dokumentation deiner Bestände sicher.
Wichtig:
Um ein PDF-Dokument zu erzeugen, muss dieses zuerst als Vorlage nach deinen Wünschen erstellt werden. Wie das geht, erfährst du im folgenden Artikel. Möchtest du die Vorlage im Anschluss mit deinen Inventardaten füllen, so lies hier weiter: Wie erstelle ich ein PDF-Dokument für bestimmte Inventare?
Um, wie unten beschrieben, Vorlagen für PDF-Berichte erstellen und bearbeiten zu können, benötigst du das Recht Berichtsverwaltung. Solltest du es noch nicht haben, dann bitte deinen Administrator, dir dieses freizuschalten.
Navigiere im Menü über Einstellungen zu PDF-Berichten. Falls du bereits Vorlagen erstellt hast, kannst du diese hier über das jeweilige Stift-Symbol (1) anpassen. Zum Anlegen einer neuen Vorlage, klicke auf Hinzufügen (2).
Wenn du eine bestehende Vorlage als Basis für den neuen Bericht nutzen möchtest, klicke rechts oben im Drei-Punkt-Menü auf Aus vorhandener Vorlage erstellen und nimm im Anschluss deine Änderungen vor.
Möchtest du einen völlig neuen Bericht erstellen, so vergib im Konfigurationsfenster zuerst einen aussagekräftigen Titel und lade ggf. dein Firmenlogo hoch. Klicke anschließend im Feld Spalten alle diejenigen an, welche in deinem Protokoll erscheinen sollen. Die Reihenfolge der Spalten passt du per Drag-and-Drop an, indem du die ausgewählten Spaltennamen (nach links oder rechts) an die gewünschte Position ziehst. Entscheide dich zudem für das passende Format in Hoch- oder Querausrichtung.
Über die Buttons Hinzufügen ergänzt du dein Dokument um weitere Elemente. Du wählst hier auf beiden Seiten des Reports zwischen:
Informationstext (Feld, in das du einen beliebigen Text schreiben kannst, der immer im Bericht angezeigt wird)
Datumsfeldern
Unterschriftsfeldern
ein- und mehrzeiligen Textfeldern (Feld, welches im PDF-Reader ausgefüllt werden kann)
Checkboxen (Kontrollkästchen, das im PDF-Reader gesetzt werden kann)
Mit Hilfe des Drei-Punkt-Menü oben rechts prüfst du über Vorschau dein Layout. Klicke abschließend auf Speichern unten rechts, um deine Vorlage zu sichern.
So geht´s weiter:
Nun ist alles vorbereitet, um deine Berichtsvorlage mit den Inhalten der Inventare zu füllen. Wie das geht, erklären wir in folgendem Artikel: Wie erstelle ich ein Protokoll für bestimmte Inventare?