Mit einem digitalen Wartungsprotokoll (eine Nutzungsform unserer PDF-Berichte) dokumentierst du den Zustand deiner Geräte absolut fehlerfrei und sparst wertvolle Zeit bei der Instandhaltung. Das Protokoll erstellst du ohne händisches Ausfüllen direkt mit den vorhandenen Stammdaten in seventhings. So baust du eine lückenlose Historie auf und erfüllst alle gesetzlichen Vorgaben.
Bevor du die eigentliche Wartung an deinen Inventaren durchführen und protokollieren kannst, legst du in diesem ersten Schritt deine individuelle Vorlage nach deinen Wünschen an. Wie das geht, erfährst du in diesem Artikel.
Nach erfolgreicher Vorlagenerstellung kann z. B. der Hausmeister diese dann für sämtliche in seventhings erfassten Geräte nutzen, um seine Wartungstätigkeit lücken- und papierlos zu protokollieren. Klicke hier, um zu erfahren, wie man ein PDF-Dokument für bestimmte Inventare erstellt.
Wichtig:
Vergewissere dich vor dem Starten noch kurz, dass du in seventhings das Recht Berichtsverwaltung besitzt, oder bitte deinen Administrator, dir diese Berechtigung im System freizuschalten.
Navigiere im Menü über Einstellungen zu PDF-Berichten. Zum Anlegen einer neuen Vorlage, klicke auf Hinzufügen.
Vergib im Konfigurationsfenster zuerst einen aussagekräftigen Titel und lade ggf. dein Firmenlogo hoch. Klicke anschließend im Feld Spalten alle diejenigen an, welche in deinem Protokoll erscheinen sollen. Die Reihenfolge der Spalten passt du per Drag-and-Drop an, indem du die ausgewählten Spaltennamen (nach links oder rechts) an die gewünschte Position ziehst. Entscheide dich zudem für das passende Format in Hoch- oder Querausrichtung. Für ein Wartungsprotokoll eignen sich beispielsweise folgende Inventardaten bzw. Spalten:
Über die Buttons Hinzufügen ergänzt du dein Dokument um weitere Elemente. Du wählst hier auf beiden Seiten des Reports zwischen:
Informationstext (Feld, in das du einen beliebigen Text schreiben kannst, der immer im Bericht angezeigt wird)
Datumsfeldern
Unterschriftsfeldern
ein- und mehrzeiligen Textfeldern (Feld, welches im PDF-Reader ausgefüllt werden kann)
Checkboxen (Kontrollkästchen, das im PDF-Reader gesetzt werden kann)
In unserem Beispiel haben wir für die Wartungscheckliste folgende o. g. Elemente verwendet:
Wenn du fertig bist, klicke unten rechts auf Speichern.
Nun hast du erfolgreich eine Vorlage für ein Wartungsprotokoll erstellt, welches du ab sofort zur Prüfung sämtlicher Assets verwenden kannst. Solltest du es für verschiedene Arten von Gütern noch etwas verändern wollen, dann lies hier, wie du eine bestehende Vorlage duplizieren und danach anpassen kannst: Wie erstelle ich eine Vorlage für einen PDF-Bericht?
In diesem Artikel erklären wir dir, wie du mit Hilfe der Vorlage nun ein ganz bestimmtes Gerät überprüfen kannst und die Dokumentation anschließend revisionssicher ablegst.
Unsere oben erstellte Beispielcheckliste kannst du dir hier im Detail ansehen: