Wenn du dich an den folgenden Ablauf hältst, wird der Umzug in unser neues System seventhings ein Kinderspiel. Viele neue spannende Features erwarten dich!
Darüber hinaus absolviere gern unsere Onboarding-Touren in seventhings, um einen Überblick über dein neues Inventarisierungstool zu gewinnen. Navigiere dafür ganz einfach im Messenger unten rechts zu Aufgaben:
1. Felddefinition in seventhings
Bevor du deine Daten von ITEXIA nach seventhings übertragen kannst, ist es notwendig, dass du alle bereits bestehenden Felder überträgst. Damit ist gemeint, dass du alle Felder, die bei ITEXIA bestehen, auch in seventhings anlegst. Orientiere dich dabei gern an dem Feldtyp in ITEXIA und dem folgenden Artikel: Wie kann ich Inventar-Felder anlegen?
Achtung:
Selbstberechnende Felder, in ITEXIA "expressions" genannt und mehrere Soll-Ist-Felder existieren in seventhings nicht mehr.
2. Export der bestehenden Daten aus ITEXIA
Export der Räume und Standorte
Exportiere in Itexia dein Raumbuch, indem du im Reiter Standorte auf das Download Symbol klickst und .CSV auswählst
Export der Anlagen/Inventare
Lade dir deine bestehenden Daten aus ITEXIA herunter. Navigiere dafür zu dem Tab "Anlagen" und wähle dann unter dem Download-Icon die Option .csv aus. Überprüfe danach, ob die heruntergeladene csv-Datei alle Inventare bzw. Anlagen enthält.
Wähle dann einen Export über die Komplette Spaltenliste aus:
Tipp:
Ab hier kannst du ganz einfach unseren Onboarding-Touren folgen, um seventhings mit deinen Daten auszustatten. Diese findest du im Messenger unter Aufgaben, wie oben beschrieben. Beachte, dass du für diese Tour Admin-Rechte benötigst.
3. Import der Daten aus ITEXIA nach seventhings
Import der Räume und Standorte
Der folgende Artikel hilft dir dabei eine Import-Vorlage für die exportierten Räume aus ITEXIA zu erstellen: Wie erstelle ich eine Import-Vorlage für Räume und Standorte?
Auch hier wäre unsere Empfehlung wieder den Import direkt über unsere Onboarding-Touren durchzuführen.
Erstellen einer Importvorlage und Import der Daten zu seventhings
Nun kannst du mithilfe der heruntergeladenen Datei eine Import-Vorlage erstellen. Nutze dafür gern den folgenden Artikel: Wie erstelle ich eine Import-Vorlage für Inventarlisten?
Beim Mapping der vorhandenen Felder auf die Felder der Importdatei wirst du nun merken, dass es wichtig war, im ersten Schritt bereits alle Felder anzulegen. Anschließend kannst du die Daten direkt importieren. Achte darauf, dass das Schlüsselfeld (in der Mitte mit dem blauen Symbol) auf der Verbindung zwischen Scancode und Inventarnummer gesetzt ist:
Achtung:
Du findest sowohl in deiner Export-Datei, als auch in seventhings ein Feld mit der Bezeichnung "Inventory ID". Bitte mappe diese Felder zueinander. Dieser Arbeitsschritt ist wichtig, damit wir deine Bilder im Anschluss deinen Inventaren zuordnen können.
Danach musst du nur noch die Feldtypen aufeinander abstimmen, sodass bei einem Datumsfeld auch der Feldtyp auf "Datum" oder bei einem Währungsfeld der Feldtyp auf "Währung" definiert ist. Klicke dafür auf den unterstrichenen Feldtyp unter dem Feldnamen:
Und schon kannst du deine Daten aus ITEXIA importieren. Achte auf den Import-Report und ob dort Fehler beim Import auflaufen.
Achtung:
Vorsicht beim Öffnen der Dateien zwischen dem Export aus ITEXIA und dem Import zu seventhings mit Excel. Da es sich um eine .csv-Datei handelt, kommt es beim Öffnen durch Excel immer wieder zu problematischen Formatierungen. Wir empfehlen zur Ansicht der Daten entweder die Anwendung "Notepad++" oder folgenden Microsoft-Hilfe-Artikel: Importieren oder Exportieren von Textdateien (TXT oder CSV)
4. Schnittstellen anlegen
Falls du Schnittstellen zu anderen Systemen, wie Buchhaltungstools, in ITEXIA eingerichtet hattest, ist nun der richtige Zeitpunkt, diese auch in seventhings anzulegen. Baue dazu die Import- bzw. Exportvorlagen aus ITEXIA genauso in seventhings nach.
5. Nutzer anlegen und Rechte vergeben
Wie du deinen Kolleginnen und Kollegen in seventhings bekommst, erfährst du im folgenden Artikel: Wie kann ich den Nutzern verschiedene Rechte/Rollen zuweisen?
Darüber hinaus haben wir eine Produkt-Tour für dieses Thema erstellt, welche du ebenfalls in deinen Aufgaben im Messenger findest.
Anmerkung:
Das Übertragen von Bildern ist mittels csv-Imports nicht möglich. Wenn du auch Bilder nach seventhings übertragen willst, kontaktiere uns bitte nachdem alle Daten bereits importiert wurden.