Wollt ihr stets einen Überblick darüber haben, wo sich die Inventare in eurem Unternehmen befinden, solltet ihr für euch zunächst intern einige Punkte definieren.
Schritt 1- Zuständigkeiten:
Im ersten Schritt solltet ihr euch überlegen, wer bei euch intern für das Tracken der Inventarbewegungen zuständig ist.
Dies können z.B.:
Jeder Mitarbeiter
Inventarverantwortliche
IT
Facility Manager
Office Manager oder
Operations Manager sein
Schritt 2 – Häufigkeit der Aktualisierung
Je nachdem, wen ihr als Verantwortlichen im Unternehmen definiert habt, legt ihr als nächstes fest, wann und in welchen Abständen welche Inventare aktualisiert werden.
IT Assets:
Umzüge, Weitergaben etc. von IT Gegenständen sollten durch die IT immer dann gepflegt werden, wenn sich Änderungen ergeben.
Mobiliar:
Mobiliar wird im Regelfall nicht so häufig bewegt, wie IT Gegenstände. Als Best Practice hat sich hier bewährt, die Standort- oder Benutzeränderungen immer dann zu erfassen, wenn mehrere Inventare gleichzeitig bewegt werden. Dies ist z.B. der Fall, wenn eine Abteilung in einen neuen Raum zieht oder mehrere Inventare für eine Veranstaltung genutzt werden.
Maschinen und Kunstgegenstände:
Ein Umzug großer Maschinen oder Kunstgegenstände ist äußerst selten. Hier empfehlen wir euch, den Umzug direkt in seventhings zu erfassen.
Werkzeuge:
Werkzeuge wechseln in der Regel sehr häufig sowohl den Besitzer als auch die Lokation.
Ihr könnt daher je nachdem wie kritisch es für euch ist, entscheiden, ob ihr die Werkzeuge scannt, sobald:
sie den Raum wechseln
sie den Besitzer wechseln
sie den Standort wechseln
ihr eine Folgeinventur durchführt
Schritt 3: Endgeräte und Nutzung
Habt ihr den verantwortlichen Personenkreis und die Häufigkeit der Aktualisierung definiert, gilt es nun, die erforderlichen Hilfsmittel bereitzustellen.
Um Inventare in seventhings zu aktualisieren, brauchst du entweder einen Laptop oder ein Smartphone mit der aktuellen seventhings-App.
Stelle sicher, dass alle erforderlichen Personen die entsprechende Hardware zur Verfügung haben und als Benutzer in der Software angelegt sind.
Schritt 4: Durchführung der Umsetzung
Um die Inventare nun umzusetzen haben die Benutzer folgende Möglichkeiten:
Umsetzung über die Webanwendung:
Navigiere in die Inventarliste
Suche nach den Inventaren, die aktualisiert werden sollen
Möchtest du nur ein Inventare bearbeiten, dann öffne die Detailansicht und ändere die entsprechende Information
Willst du Änderungen an mehreren Inventaren vornehmen, dann wähle diese aus.
Klicke nun auf Mehr und Werte ersetzen.
Wähle auf der linken Seite das Feld, in dem du die Information ersetzen willst und schreibe den neuen Wert auf die rechten Seite.
Klicke auf Speichern. Die Daten wurden nun in allen ausgewählten Datensätzen ersetzt.
Umsetzung über die App
Logge dich in der App ein und navigiere in den Scanmodus.
Wähle den Raum, in den die Inventare verschoben werden sollen.
Scanne nun hintereinander weg alle Inventare ein und speichere deine Änderungen.
Die Änderungen sind direkt im Anschluss in der Webapplikation sichtbar.