Viele unserer Kunden nutzen seventhings zum Abgleich Ihrer Daten mit Ihrem Buchhaltungssystem. Dabei stellt sich die Frage, wo die Daten zuerst angelegt werden und wie die Daten im Nachhinein synchronisiert werden.
Nun hierfür gibt es 2 Möglichkeiten:
Möglichkeit 1:
Bist du Buchhalterin und auch für die Inventarisierung verantwortlich? Dann hilft dir ggf. dieses Best Practice:
Aktiviere nach Rechnungseingang die Anlage in deinem Buchhaltungssystem
Schreibe in ein frei verfügbares Feld im Stammsatz die Etikettennummer, die du am Inventar anbringen möchtest.
Je nach Buchhaltungsprogramm haben sich hierfür verschiedene Felder in der Praxis bewährt:
DATEV: Herkunftsart
Diamant: Matchcode oder Selektionskennzeichen
SAP und OSPlus: Inventarnummer
Verklebe das Etikett am Inventar an oder verteile das Etikett an den zuständigen Mitarbeiter.
Ja nachdem, wer bei euch in der Organisation noch mit seventhings arbeitet, solltest du selbst entscheiden, wie häufig du die Daten von DATEV nach seventhings überträgst. Ein Best Practice ist hier der Datenaustausch einmal im Monat vorzunehmen.
Möglichkeit 2
Nutzt ihr seventhings als "führendes System" und sollen die Inventare direkt nach Erhalt inventarisiert werden, geht wie folgt vor.
Mit Anlieferung der Inventare werden die Inventare direkt mit den Inventaretiketten gekennzeichnet.
Hinterlege die entsprechenden Informationen zum Inventar über die App oder im Browser.
Leite nun die Information zur Etikettennummer an die Buchhaltung weiter. Hierfür gibt es verschiedene Herangehensweisen:
Hinterlege die Nummer auf dem Lieferschein und leite diesen an die Buchhaltung weiter
Mit Rechnungseingang aktiviert die Buchhaltung das Inventar mit Vermerk der entsprechenden Etikettennummer und trägt die Anlagennummer anschließend in seventhings nach.
Ein monatlicher Datenabgleich zwischen den Systemen über Import und Export ist dann nicht mehr unbedingt erforderlich, da in beiden Systemen die gleichen Nummern vorhanden sind. Meist genügt in diesem Fall ein Datenabgleich zwischen seventhings und DATEV einmal im Jahr.