Mit seventhings generierst du Dokumente für Prozesse wie Übergaben, Verschrottungen oder Schadensmeldungen ganz einfach automatisch. Anstatt Daten manuell zu übertragen, nutzt du deine vorhandenen Inventarinformationen für professionelle PDF-Berichte. So sparst du wertvolle Zeit und stellst eine lückenlose Dokumentation deiner Bestände sicher.
Erstellung der Berichts- oder Protokollvorlage
Wichtig:
Um Vorlagen für PDF-Berichte bearbeiten zu können, benötigst du das Recht Berichtsverwaltung. Solltest du es noch nicht haben, dann bitte deinen Administrator, dir dieses freizuschalten.
Navigiere im Menü über Einstellungen zu PDF-Berichten. Falls du bereits Vorlagen erstellt hast, kannst du diese hier über das jeweilige Stift-Symbol (1) anpassen. Zum Anlegen einer neuen Vorlage, klicke auf Hinzufügen (2).
Wenn du eine bestehende Vorlage als Basis für den neuen Bericht nutzen möchtest, klicke rechts oben im Drei-Punkt-Menü auf Aus vorhandener Vorlage erstellen und nimm im Anschluss deine Änderungen vor.
Möchtest du einen völlig neuen Bericht erstellen, so vergib im Konfigurationsfenster zuerst einen aussagekräftigen Titel und lade ggf. dein Firmenlogo hoch. Klicke anschließend im Feld Spalten alle diejenigen an, welche in deinem Protokoll erscheinen sollen. Die Reihenfolge der Spalten passt du per Drag-and-Drop an, indem du die ausgewählten Spaltennamen (nach links oder rechts) an die gewünschte Position ziehst. Entscheide dich zudem für das passende Format in Hoch- oder Querausrichtung.
Über die Buttons Hinzufügen ergänzt du dein Dokument um weitere Elemente. Du wählst hier auf beiden Seiten des Reports zwischen:
Informationstext (Feld, in das du einen beliebigen Text schreiben kannst, der standardmäßig im Bericht angezeigt wird)
Datumsfeldern
Unterschriftsfeldern
ein- und mehrzeiligen Textfeldern (Feld, welches nachträglich im PDF-Reader bearbeitbar ist)
Checkboxen (Kontrollkästchen, das nachträglich im PDF-Reader aktivierbar ist)
Mit Hilfe des Drei-Punkt-Menü oben rechts prüfst du über Vorschau dein Layout. Klicke abschließend auf Speichern unten rechts, um deine Vorlage zu sichern.
Erstellung eines Dokuments für mehrere Inventare
Um ein Dokument für mehrere Inventare zu erstellen, wechselst du im Hauptmenü in den Bereich Inventare. Suche die gewünschten Gegenstände heraus und markiere alle Inventare, die im Dokument erscheinen sollen, über die Checkboxen (1) an der linken Seite. (Wenn du dein Wissen zum Filtern in der Inventarliste auffrischen möchtest, dann schau gern hier vorbei.)
Klicke nun auf das Download-Symbol (2) in der oberen rechten Ecke deiner Inventarliste und wähle die Option PDF Bericht (3).
Im Anschluss wählst du das gewünschte Dokument aus und klickst Erstellen.
Nun öffnet sich ein Fenster mit dem vollständigen Bericht. Diesen kannst du direkt speichern oder ausdrucken.
Erstellung eines Dokuments für ein einzelnes Inventar
Wenn du beispielsweise ein Schadensprotokoll für einen einzelnen Gegenstand erstellen möchtest, dann kannst du dies auch direkt über die Detailansicht erledigen. Öffne dafür oben rechts das Drei-Punkt-Menü und wähle Dokument erstellen.
Wähle nun eine bereits erstellte Vorlage aus dem Drop-Down-Menü aus oder lege, wie oben beschrieben, eine neue Vorlage an. Nach Erstellung des Dokuments wird dieses direkt am Inventar unter Dokumente gespeichert, sodass du es in der App auch sofort unterschreiben kannst.
